マイナンバーに関する寄稿は今回が最終回になります。前回に続き、企業が個人番号を取扱うときにおいての注意点をさらに触れていきます。

マイナンバー取得編

　企業が従業員から個人番号を取得する際は、利用目的を特定・明示する必要があります。

　 たとえば、源泉徴収のみの利用目的の場合は、源泉徴収以外の目的にて利用することはできません。（ただし、源泉徴収や雇用保険・健康保険・厚生年金保険の手続きなど、利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。）

  なりすまし防止のために、本人確認をしっかりと行うことが必要です。本人確認では、①正しい番号であることの確認（番号確認）と、②手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）を行うこととされています。

　所定のルールに従って行う必要があり、原則として、下の図のように行うこととされています（政府資料）。

マイナンバー利用・提供編

　企業は、社会保障・税に関する手続書類に従業員等の個人番号を記載して役所に提出します。つまり、社会保障や税の手続など、法令などで定められた手続に使用する場合を除き、個人番号を利用・提供することはできません。

　たとえば、仮に社員や顧客の同意があっても、社員番号や顧客管理番号としての利用はできないということです。（社員名簿に個人番号を記載することを禁止するものではありません）。

 マイナンバー保管・廃棄編

　個人番号を含む個人情報は、必要がある場合に限り、保管が認められています。

　たとえば、翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や法令によって一定期間保存が義務付けられている場合は保管が認められますが、個人番号を事務で利用しなくなった場合、保存期間を経過した場合など、不必要になったらできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

 　廃棄する際はシュレッダーや廃棄業者を利用するなど、廃棄方法にも注意が必要です。

最後に

　マイナンバー制度が始まってしばらく経ちましたが、まだあまり理解が深まっていないのが実態ではないでしょうか。

　日頃の業務にて不明な点があった場合は下記ホームページを参照することもおススメです。

http://www.soumu.go.jp/index.html（総務省）

http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/（内閣官房）

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